op_iso-centr_logo.png op_iso-centr_logo-s.png
Объединение независимых консалтинговых и сертифицирующих компаний
Объединённый проект ОП ИСО-Центр
Основан в 2007 году
8 495 223-2218 - многоканальный
8 800 333-8823 - бесплатно по России
Адрес и контакты ОП ИСО-Центр
phone.png pointer.png
pointer.png

СМК, ISO 9001 и ошибки документирования. СМК, ISO 9001 и ошибки документирования.

ОП ИСО-Центр
СМК, ISO 9001 и ошибки документирования.
Статья о типичных ошибках при разработке документов в рамках системы менеджмента качества и последующей работе с ними.

У многих система менеджмента качества ассоциируется с документацией, т.е. некой системой документов. Однако СМК — это не система документов, а документированная система управления, где документация лишь ее видимая, осязаемая часть.

В результате неверного представления о системе управления качеством, часто можно услышать, мол, внедрили СМК и погрязли в документах и отчетах.

Это говорит о том, что документация СМК разработана с нарушениями требований стандарта ISO 9001, а также элементарного здравого смысла.

Да, стандарт ISO 9001 содержит требование наличия обязательной документации, но бывает, что при разработке перечня и содержания документов, разработчики переусердствуют. В результате, образуется чрезмерное количество документов. А также может образовываться дублирование информации в записях.

Нарушение требований стандарта ISO 9001 в части документирования процессов и управления документами мешает эффективной деятельности компании. А ведь задача СМК как раз в обратном — повысить эффективность.

Давайте рассмотрим типичные ошибки при разработке документов в рамках СМК и последующей работе с ними.

СМК на стороне

Бывает так, что, дабы не отвлекать персонал от работы, разработку документации системы менеджмента качества полностью перекладывают на стороннюю организацию.

Однако какова будет актуальность этих документов, если их разработали те, кто не знаком со всеми процессами в компании? А ведь по этим документам предстоит работать, не говоря уже о прохождении сертификации ISO 9001.

Сертификация ISO 9001 — подтверждение соответствия системы менеджмента качества стандарту ISO 9001 (ГОСТ Р ИСО 9001).
По итогам успешной сертификации, выдается документальное подтверждение соответствия — сертификат ISO 9001.

В результате, такой подход лишь усложняет процесс и увеличивает сроки разработки системы менеджмента качества. Персонал организации должен принимать самое непосредственное участие в разработке документации СМК.

Однобокая СМК

Случается, что руководство компании поручает разработку СМК службе качества. Казалось бы, вроде логично, т.к. это ответственные сотрудники компании, прошедшие соответственное обучение по основам стандартов ISO 9000.

Однако, как и в случае с разработкой на стороне, это тоже неверный подход, т.к. в этом случае СМК будет шаблонной — разработанной без непосредственной привязки к конкретным реальным процессам.

Напомним, персонал организации должен принимать самое непосредственное участие в разработке документации СМК.

Надо что-то менять

Бывает, что документы, входящие в состав системы менеджмента качества, часто переписываются и исправляются. При этом по совершенно необоснованным причинам — этакие улучшения ради улучшений. А это трата времени, нервов и ресурсов.

Следует помнить, что любые изменения документации нужно делать только тогда, когда эти изменения действительно ведут к повышению эффективности СМК.

Сбор подписей

В практике встречаются случаи, когда нормативные документы в рамках СМК согласовываются и утверждаются даже теми, кто не имеет к данным документам никакого отношения. По принципу — чем больше, тем лучше.

Бывает и еще хуже, когда в согласовании и утверждении участвует кто угодно, кроме тех, кого это непосредственно касается.

Следует четко определить состав тех, кто согласовывает и утверждает те или иные документы. И в каждом случае, это должны быть руководители, участвующие в тех процессах, которые затрагивает конкретный документ.

Ошиблись адресом

Нередко встречается ошибка, когда генеральному директору приходят документы, которые ему не нужны, но нужны иным ответственным сотрудникам. Бывает, что документы дублируются, т.е. поступают и ответственному сотруднику, и генеральному директору.

В результате, генеральный директор получает огромное количество документов, обработать которые он физически не может, да и не должен, т.к. часть документов предназначена не ему.

Следует изначально, еще при разработке документа, четко определить адресатов.

Под сукно

Еще одна распространенная ошибка, когда документы не обрабатываются вовремя. В результате их скапливается все больше и больше, создавая ложное ощущение избыточного количества.

И подобное ощущение не самое страшное. Куда хуже то, что в результате несвоевременной обработки документов образуются простои, т.к. кто-то ждет, например, утверждения документа и пока его не будет, не может продолжать работу.

Документ для документа

Встречается и такое явление: для разработки одного документа внутренние стандарты требуют сначала создать, согласовать и утвердить еще несколько документов.

Это еще один яркий пример искусственного создания избыточной документации. Не жалко времени, сил, нервов и денег — пожалейте хотя бы деревья.

Послесловие

Это основные, но, к сожалению, не все ошибки, которые встречаются при создании документации системы менеджмента качества и последующей работе с ней.

Чтобы избежать указанных и иных проблем, следует разрабатывать документацию под контролем соответствующих специалистов, но самостоятельно.

И не в сухом соответствии со стандартом ISO 9001, а в непосредственной связке: реальные процессы плюс требования стандарта. И наоборот, не просто описывать процессы, а приводить их в соответствие с требованиями стандарта.

Не СМК и стандарт ISO 9001 создают избыточное количество документов, в т.ч. отчетов, а сами компании — их руководство. И подобный подход как раз противоречит стандарту ISO 9001.

 

К статьям категории "Секреты СМК"

 

Получить консультацию по услуге:

Разработка СМК

Сертификация СМК

Статья. СМК, ISO 9001 и ошибки документирования. Рубрика "Секреты СМК"
ОП ИСО-Центр Вконтакте ОП ИСО-Центр в Телеграм ОП ИСО-Центр на Яндекс Дзен ОП ИСО-Центр на Яндекс Кью ОП ИСО-Центр на Рутуб ОП ИСО-Центр на YouTube ОП ИСО-Центр в LiveJournal
Официальный представитель "Интерсертифика-ТЮФ совместно с ТЮФ Тюринген" Аттестат аккредитации RA.RU.13ИФ26
Array ( [0] => Array ( [name] => ОП ИСО-Центр [link] => /op_iso_centr/ [class] => one [src] => pic_01.png [desc] => Объединение независимых консалтинговых компаний, органов, образующих СДС,
а также органов по сертификации [subpoints] => Array ( [0] => Array ( [name] => Цели и задачи ОП ИСО-Центр [link] => /goals_and_objectives/ ) [1] => Array ( [name] => Участники ОП ИСО-Центр [link] => /participants/ ) [2] => Array ( [name] => Руководство ОП ИСО-Центр [link] => /project_management/ ) [3] => Array ( [name] => Политика в области качества [link] => /quality_policy/ ) [4] => Array ( [name] => Инновационный менеджмент [link] => /independent_register/ ) ) ) [1] => Array ( [name] => Услуги сертификации [link] => /sertifikaciya_iso/ [class] => two [src] => pic_02.png [desc] => Профессиональные услуги по подтверждению соответствия систем менеджмента и других объектов сертификации [subpoints] => Array ( [0] => Array ( [name] => Сертификация ISO 9001 [link] => /sertifikaciya_iso_9000_9001/ ) [1] => Array ( [name] => Сертификация ISO 14001 [link] => /iso14000_cert/ ) [2] => Array ( [name] => Сертификация ISO 45001 [link] => /iso45001_cert/ ) [3] => Array ( [name] => Сертификация ISO 22000 [link] => /food_iso-22000/ ) [4] => Array ( [name] => Сертификация HACCP [link] => /food_haccp/ ) [5] => Array ( [name] => Сертификация ISO 13485 [link] => /med_iso-quality/ ) [6] => Array ( [name] => Сертификции ИСМ [link] => /ism_cert/ ) [7] => Array ( [name] => Сертификация работ и услуг [link] => /work_service_cert/ ) [8] => Array ( [name] => Сертификация производства [link] => /manufacture_cert/ ) [9] => Array ( [name] => Дополнительные услуги [link] => /dop_services/ ) [10] => Array ( [name] => Расчёт стоимости онлайн [link] => /sum_order/ ) ) ) [2] => Array ( [name] => Консалтинговые услуги [link] => /consult_service/ [class] => thr [src] => pic_03.png [desc] => Профессиональные услуги по разработке и внедрению систем менеджмента.
А также другие актуальные консалтинговые услуги [subpoints] => Array ( [0] => Array ( [name] => Разработка СМК [link] => /iso_9000_consult/ ) [1] => Array ( [name] => Разработка СЭМ [link] => /iso_14000_consult/ ) [2] => Array ( [name] => Подготовка к аудиту СМ [link] => /audit_cert/ ) [3] => Array ( [name] => Оценочный аудит СМ [link] => /iso_9000_audit/ ) ) ) [3] => Array ( [name] => Специальные предложения [link] => /akcii_i_predlozhenija/ [class] => fiv [src] => pic_05.png [desc] => Акции и специальные предложения ОП ИСО-Центр в области устуг по сертификации систем менеджмента (управления) [subpoints] => Array ( [1] => Array ( [name] => Акция - "Для всех" [link] => /dlya_vseh/ ) [2] => Array ( [name] => Акция - "Зрелый бизнес" [link] => /zreliy_biznes/ ) [3] => Array ( [name] => Акция - "Большая перемена" [link] => /bolshaya_peremena/ ) [4] => Array ( [name] => Акция - "Больше, чем есть" [link] => /bolshe_chem_est/ ) ) ) [4] => Array ( [name] => Аккредитация [link] => /accreditation/ [class] => six [src] => pic_06.png [desc] => Официальная аккредитация участников Объединенного проекта ИСО-Центр в национальных системах добровольной сертификации [subpoints] => Array ( [0] => Array ( [name] => Евро-стандарт [link] => /euro-std/ ) [1] => Array ( [name] => Сертифика-Тест [link] => /certifica-test/ ) [2] => Array ( [name] => Строительный Регистр Качества [link] => /stroy-registr/ ) [3] => Array ( [name] => Аккредитация лабораторий [link] => /akkreditaciya-gost-iso-iec-17025/ ) [4] => Array ( [name] => Аккредитация КМЦ и партнеров [link] => /sotrudnichestvo/ ) ) ) [5] => Array ( [name] => Сертификаты [link] => /o_sertifikatah/ [class] => sev [src] => pic_07.png [desc] => Образцы, выдаваемых сертификатов соответствия, защита сертификатов, эффективное использование полученного сертификата [subpoints] => Array ( [0] => Array ( [name] => Примеры сертификатов [link] => /iso9000_certs/ ) [1] => Array ( [name] => Защита сертификатов [link] => /protection_certificates/ ) ) ) [6] => Array ( [name] => База знаний [link] => /baza-znaniy-op-iso-tsentr/ [class] => fou [src] => pic_04.png [desc] => База знаний в области стандартизации и сертификации менеджмента. Славарь терминов и тематические материалы [subpoints] => Array ( [0] => Array ( [name] => Словарь терминов [link] => /slovar-op-iso-tsentr/ ) [1] => Array ( [name] => Секреты СМК [link] => /sekrety-smk/ ) [2] => Array ( [name] => Стандарты управления [link] => /standarty-upravleniya/ ) [3] => Array ( [name] => Мифы и заблуждения [link] => /mify-i-zabluzhdeniya/ ) [4] => Array ( [name] => Интересное и полезное [link] => /interesnoe-i-poleznoe/ ) [5] => Array ( [name] => Маркетинг и менеджмент [link] => /marketing-i-menedzhment/ ) [6] => Array ( [name] => Мошенничество [link] => /moshennichestvo/ ) [7] => Array ( [name] => Тематические видео [link] => /video_o_sertifikacii/ ) [8] => Array ( [name] => ОП ИСО-Центр в Интернет [link] => /op-iso-tsentr-v-seti-internet/ ) ) ) [7] => Array ( [name] => Новостные материалы [link] => /full_news/ [class] => eig [src] => pic_08.png [desc] => Новости ОП ИСО-Центр, а также новостные материалы из области стандартизации и сертификации систем менеджмента ) )